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Convention exposants
Programme des salons 2026
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i. éditorial
Une grande famille, une grande aventure
Ce journal n’est pas un document informatif. C’est une promesse d’engagement, de coeur à coeur. Installez-vous confortablement et préparez-vous, pourquoi pas, une bonne tasse de thé ou de café. Prenez le temps d’en lire chaque page avec calme et concentration, comme nous avons pris soin de vous en faire part avec beaucoup d’attention.
Si vous acceptez d’embarquer sur le navire à nos côtés, et de faire partie de l’équipage, il est impératif de prendre connaissance de tous les détails qui incombent au bon déroulement du voyage.
Il arrive que les vents nous surprennent et que les vagues nous dominent, vous devez alors connaître les protocoles de sauvetage et surtout chaque règle qui permet d’anticiper la moindre brise glaciale.
Cela nous permettra à toutes et tous de profiter du paysage, des reflets d’or et d’argent que nous offre les océans, de rentrer au port le coeur léger et la tête plein de doux souvenirs.
Le Boudoir des sorcières est une association sans but lucratif belge (ASBL), et plus précisément originaire de Charleroi. Rien ne nous anime plus que d’organiser des rassemblements en tout genre : salons, académies, soirées animées,... Ces événements sont l’occasion de célébrer les sabbats ensemble, dans le respect, la bienveillance, le partage et la fête. Bien que nous ayons choisi de suivre la roue de l’année, soit le calendrier wiccan issu des croyances néo-païennes, tout(e) participant(e) est libre de ses croyances et de ses pratiques. Nous y attribuons un point d’honneur inébranlable car la liberté de chacun(e), quelle qu’elle soit, ne doit jamais être remise en question, tant qu’elle ne heurte personne.
Nos ambitions sont grandes et nos rêves sont nombreux. Nous sommes très fières de l’immense famille que nous avons trouvée, et très heureuses de pouvoir vous y compter.
Vous trouverez dans ces pages, toutes les informations relatives à nos salons. Merci de prendre le temps de le consulter dans son entièreté. Nous restons bien entendu à votre disposition pour toute autre question éventuelle.
Vos organisatrices préférées qui vous adorent,
Jessie
&
Marine
ii. informations sur l’événement
Dates & lieu • Horaires • Historique
Lieu
l'abbaye de floreffe
Rue du Séminaire 7, 5150 Floreffe
Dates
imbolc : les 31.01 & 01.02
litha : les 20.06 & 21.06
mabon : les 19.09 & 20.09
samedi & dimanche
de 10h à 18h
Historique
L’abbaye fut fondée en 1121 par Norbert de Xanten, un prêtre allemand et fondateur de l'ordre des Prémontrés, également connu sous le nom d'ordre des Norbertins.
Elle fut un centre d'étude et de production de manuscrits enluminés, ainsi qu'un lieu de formation pour les membres de l'ordre des Prémontrés.
Au fil des siècles, l'abbaye a connu des périodes de prospérité, mais aussi des périodes de déclin. Au XVIIIe siècle, elle fut reconstruite dans un style baroque après avoir été partiellement détruite lors des invasions françaises. Supprimée au XIXe siècle par les autorités françaises, les bâtiments ont été vendus comme biens nationaux. Au fil du temps, les bâtiments ont été utilisés à diverses fins, notamment comme brasserie et comme école agricole.
Depuis 1949, l'abbaye de Floreffe a été réoccupée par la communauté des Prémontrés et elle abrite aujourd'hui une école secondaire, un centre culturel et une brasserie. Les bâtiments de l'abbaye, avec leur architecture impressionnante et leurs vastes jardins, sont ouverts au public et constituent une attraction touristique populaire en Belgique.
iii. les emplacements
Services & matériel compris • Prix
Pour tout le monde
-
Accès à toutes les salles et aux toilettes (avec badge) les deux jours
-
Chaises et table(s) 180 x 80 cm déjà installée(s) à votre arrivée
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Nappe noire effet velours (fournie et imposée par souci d'uniformité)
-
Alimentation électrique sous demande préalable : multiprise et rallonge à prévoir
-
WIFI (mais capricieux et réseau très instable)
-
Accès parking
-
4 entrées gratuites
-
1 ticket boisson par jour et par personne (valeur 2,50€) & café à 1€ (avec badge)
-
Possibilité de laisser la marchandise sur place du jeudi au dimanche
-
Couverture d'assurances
-
Services de communication soutenus par l'organisation (visibilité sur nos pages, visuels à disposition,...)
type
longueur
table(s)
prix tvac
simple
2,50m
1
250€
double
4,50m
2
450€
tattoo
4m2
/
350€
foodtruck
/
/
300€
iv. conditions de participation
Installation • Horaires • Règlement
Tous les participants s'engagent à respecter les conditions suivantes, sous peine de se voir refuser la participation ou exclure de l'évènement.
Horaires d'installation
Jeudi : sur rdv uniquement
vendredi : de 10h à 18h
samedi : pas d’installation
Présence exigée
Samedi & dimanche
De 9h30 à 18h
Les interdis
• arriver après 9h30
• partir avant 18h
• trous/adhésif au mur
• vente d’articles
non annoncés
• feu (bougies)
• laisser les déchets de vente
• rallongement du stand
sans autorisation
• tirages & soins sans autorisation
Nous vous demanderons d’être prêt(e)s à recevoir le public dès l’ouverture des portes. Cela implique que votre installation doit être opérationnelle avant 10h. Il ne sera pas possible de fermer boutique avant la fin de la journée, sauf cas d’urgence.
Seuls pourront être présentés et vendus les articles décrits dans le formulaire d’inscription. L’organisation se réserve le droit d'exiger le retrait d'un produit ou de refuser la participation de tout exposant, notamment en cas de non-correspondance des produits ou en cas de surreprésentation d’une catégorie.
d'un salon réussi
La recette secrète
- Une bonne dose d’ordre et de propreté ;
- Une poignée de décoration et une jolie tenue ;
- Une mesure ou deux de contribution à la bonne
ambiance générale ;
- Un sourire aux clients, à renouveler sans modération ;
- Une dose d’amusement et de partage (ayez la main lourde, c’est gourmand).
v. actions promotionnelles
Concours • Chasse aux tickets d’or
Concours
Dans un intérêt de visibilité, nous vous demanderons d'organiser un concours sur vos réseaux sociaux professionnels pour faire gagner au moins 2 entrées (sur les 4 offertes). Vous pourrez offrir les 2 autres aux personnes de votre choix, ou les faire gagner également. Nous vous proposerons des visuels à utiliser à votre guise pour le lancement du concours.
Lancement : Environ 2 semaines avant l’événement (merci de ne pas lancer avant cette date, vous recevrez notre signal).
Fin : Annonce des gagnants au plus tard 4 jours avant l’événement (soit le mardi qui précède).
Vous recevrez un document partagé en ligne pour inscrire les noms de vos 2 gagnants et 2 invités. Merci de le mettre à jour pour le mercredi au plus tard afin que nous ayons le temps d’imprimer la guest list pour l’entrée. Passé ce délai, vos invités ne seront pas enregistrés.
!!! Si vous n’arrivez pas à écrire dans le document, c’est que vous n’êtes pas connecté(e) avec l’adresse mail que vous nous avez fournie dans le formulaire !!!
La chasse
aux tickets d'or
Merci de sélectionner un produit/service/bon d’achat prévu au salon de la valeur de votre choix, que vous accepterez d'offrir dans le cadre d'un jeu gratuit proposé au public.
Fonctionnement :
-
Vous apportez votre lot au salon et le gardez avec vous.
-
Vous recevrez un ticket numéroté, à exposer bien visible sur votre stand.
-
Les 111 premiers visiteurs par jour recevront un numéro à l'entrée et devront faire le tour des stands pour essayer de retrouver le leur.
-
Lorsque le numéro correspond, vous offrez directement le lot au client.
-
Vous laissez le ticket sur votre stand.
-
Les tickets gagnants seront répartis sur les 2 jours.
vi. politique de l’asbl
Confidentialité • Éthique • Responsabilité
De manière générale, nous attendons de vous bon sens et responsabilité. Par ailleurs, nous tenons à rappeler quelques points sur lesquels nous serons intransigeantes.
En cas de non-respect des présentes règles, l'organisation se réserve le droit de prendre des mesures immédiates, pouvant inclure des avertissements, le retrait des produits ou communications en infraction, ou l'exclusion du marché sans remboursement. Les participants sont responsables de veiller à ce que leur personnel et leurs sous-traitants respectent également ces directives.
En remplissant le formulaire de candidature en ligne, vous vous engagez à respecter les clauses de cette convention.
Confidentialité des informations
Dans le cadre de leur participation au Boudoir des sorcières, les exposants et intervenants peuvent être amenés à recevoir ou échanger des informations sensibles ou confidentielles avec l'organisation ou avec d'autres exposants. Ces informations, qu'elles soient de nature commerciale, technique ou personnelle, sont protégées et ne doivent pas être divulguées à des tiers sans l'autorisation écrite préalable de la partie concernée.
Les informations suivantes sont considérées comme confidentielles :
-
Les données personnelles des exposants et des visiteurs ;
-
Les informations commerciales et stratégiques de l’organisation et de ses partenaires ;
-
Les informations techniques et de savoir-faire liées aux produits et services des exposants.
Toute utilisation, divulgation ou reproduction de ces informations, en dehors du cadre strictement nécessaire à l’organisation et à la tenue du marché, est interdite.
Règles d'utilisation des mentions thérapeutiques et médicales
Afin de respecter les réglementations en vigueur et de protéger les consommateurs, l’utilisation de certains termes spécifiques est restreinte aux praticiens ayant des qualifications reconnues dans les domaines de la santé et du bien-être. Les exposants s’engagent à ne pas utiliser, dans leurs communications, publicités ou démonstrations au sein du marché, des termes réservés aux professionnels de santé, notamment, mais sans s’y limiter :
• « Guérir / guérison » ;
• « Traitement » ;
• « Thérapie ou thérapeutique » ;
• « Prévention » ;
• « Diagnostic » ;
• Tout autre terme suggérant une compétence ou une efficacité reconnue par les autorités sanitaires.
Les exposants s’engagent à utiliser des termes appropriés au contexte spirituel et non médical, tels que « bien-être », « harmonie », « énergie », ou « équilibre ».
vii. modalités de participation
Paiement • Formulaire
Vous trouverez ci-dessous toutes les informations relatives aux modalités d’inscription :
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L’envoi de votre candidature ne vous garantit pas la participation à nos salons, une sélection est effectuée ;
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Vous recevrez une réponse dans tous les cas mais UNIQUEMENT la réception de la facture fait preuve d’acceptation de votre participation ;
-
Vous recevrez les mentions de paiement avec la facture une fois votre candidature enregistrée et acceptée ;
-
Pas d’acompte possible ;
-
Un emplacement ne vous sera officiellement attribué que lorsque l’intégralité du montant sera versée.
En cas de désistement :
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Aucun remboursement ne sera effectué ;
-
Si le paiement n’est pas encore effectué 15 jours avant l’événement, l’inscription sera considérée comme annulée ;
-
Pour toute annulation moins de 15 jours avant l’événement, la facture restera due intégralement, sauf décision exceptionnelle de l’organisation, étudiée au cas par cas.
Si les conditions vous conviennent, veuillez enregistrer votre candidature en ligne via le lien ci-dessous :